Una empresa que está planeando una mudanza, una renovación o una construcción completa, y que quiere asegurar la entrega del proyecto antes de su fecha de finalización y dentro de su presupuesto, es más probable que contrate a una empresa de gestión de proyectos para supervisar todo el proyecto de principio a fin.
La gestión de proyectos debe ser la competencia central de la empresa de gestión de proyectos que contrate, ya que tendrán la experiencia más directa y no habrá conflictos u otros intereses en juego.
El costo adicional de traer a un experto externo será más que compensado por la velocidad y la calidad del proyecto bajo la gestión de un experto. Además, los buenos gerentes de proyectos pueden encontrar proveedores competentes que puedan completar proyectos a precios competitivos, conocerán los escollos típicos del proyecto para evitar y pueden recomendar procesos de ahorro de costos que han aprendido a lo largo de sus años en el negocio.
Entonces, ¿cómo la contratación de una empresa de gestión de proyectos reduciría los costos del proyecto? De las siguientes maneras: Poder adquisitivo. Un director de proyectos, puede reducir los costos en función de su conocimiento del mercado y puede compartir estrategias de compra rentables. Evitar problemas o dificulades que puedan surgir. Al guiar al cliente a través del proceso de planificación temprana de un proyecto, un jefe de proyecto puede ayudar al cliente a evitar los costosos errores y órdenes de cambio que se producen con frecuencia cuando la empresa intenta gestionar el proyecto por su cuenta sin experiencia reciente y relevante.
Pensando fuera de la caja. A partir de años de experiencia con cientos de diferentes tipos de proyectos, una firma de gestión de proyectos bien considerada puede aplicar a cualquier proyecto futuro estrategias probadas de ahorro de costos que ya se han entregado.
Contratar a un director de proyecto ahorra tiempo y dinero. Con demasiada frecuencia, los representantes internos de los proyectos tienen responsabilidades adicionales que son accesorias a sus tareas en curso, y a menudo fuera de su ámbito de especialización, lo que no sólo reduce su necesaria atención a sus tareas asignadas, sino que también plantea el riesgo de mala gestión y supervisión en algunas áreas, de ahí que las reparaciones presupuestarias se vean afectadas más adelante.
Un gerente de proyecto externo, sin embargo, puede actuar como una extensión de un departamento existente o individuo dentro de la organización y puede trabajar codo con codo con el representante interno. Esta persona/departamento puede incluso aprovechar la experiencia del gerente para que el proyecto pueda continuar con confianza, sabiendo que su gestión está en buenas manos.
Como esa extensión, un director de proyecto libera a una empresa de costos, distrayendo multitarea en áreas menos familiares al hacer lo siguiente, y más: identificar con precisión los costos arquitectónicos, de ingeniería, construcción, servicios públicos, proveedores y otros costos en la fase inicial de planificación, incluido el alcance de la línea de base del trabajo, la programación de proyectos, la evaluación de riesgos y los impactos ambientales; convertirse en el punto de contacto para todos los proveedores que realizan caminata diaria / semanal a través de la obra, y proporcionar a la empresa actualizaciones tan a menudo como deseen; auditar constantemente el presupuesto para minimizar los sobrecostes y asegurarse de que todos los costos sean visibles para todos los interesados; y empaquetar todas las facturas, comparándolas con los contratos, y enviándolas a la empresa para su aprobación en un simple paquete.
A menos que una empresa tenga profesionales internos que tengan la experiencia necesaria de un gerente de proyectos, así como el tiempo necesario para dedicar a esta enorme empresa, lo mejor es contratar a un especialista externo cuya competencia principal es la gestión de proyectos.
Esto permitirá a los empleados de una empresa centrarse en sus respectivas áreas de especialización, y les permitirá hacer su trabajo con menos distracciones. Además, dado que el proyecto promedio puede requerir entre 10 y 40 horas por semana de atención, y la semana de mudanza implica demandas 24/7, es poco probable que una empresa tenga a alguien en nómina con tanto tiempo libre. Entonces, ¿por qué no traer un gerente de proyectos externo para llenar ese vacío?
Pero si el costo de un gerente de proyecto sigue siendo una preocupación, una empresa podría considerar contratar a uno dispuesto a cobrar una tarifa fija, basada en un alcance establecido de servicios, para que el cliente sepa el alcance de esta inversión adicional por adelantado y pueda presupuestar en consecuencia. También es bueno preguntar a la empresa de gestión de proyectos si la cuota se puede pagar en cuotas mensuales, o desglosar para cada etapa del proyecto, de modo que se pueda equilibrar con los pagos de proveedores en curso para los que las facturas de la empresa de gestión de proyectos.
Una empresa de gestión de proyectos con experiencia con un historial probado de eficiencia y economía en una amplia variedad de proyectos puede hacer esto más fácil, asegurando así a la empresa un mayor retorno de la inversión ayudándoles a ahorrar dinero.
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